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Sie kennen die Situation, in der Sie als Team Ihre Frist verpassen, Ihre Teammitglieder verwirrt sind und alles durcheinander gerät. Jetzt haben Sie Ihr Ziel verfehlt.
Es ist passiert, weil Sie keinen richtigen Aktionsplan erstellt haben. Egal wie klein oder groß Ihr Ziel ist, Sie benötigen immer eine angemessene Planung, das ist sicher eine Sache. Fragen Sie sich, was der Zeitplan für das Projektmanagement ist und wie er uns helfen kann? Sie werden bald die Antworten finden.
Was ist eine Projektzeitleiste?
Eine Zeitleiste für das Projektmanagement ist das Herzstück jedes Projekts. Dies ist die visuelle chronologische Reihenfolge von Ereignissen oder Aktionen mit Datumsangaben, um eine Aufgabe abzuschließen. Daher erleichtert es das Lesen.
Darüber hinaus hilft eine Projektzeitleiste den Teams und Projektmanagern, ihre Projekte auf Kurs zu halten. Es zeigt, wie ein Team seine Agenda erreichen wird.
Schlüsselelemente der Projektmanagement-Zeitleiste
Die Schlüsselelemente eines Zeitleistenprojekts können von Aufgabe zu Aufgabe unterschiedlich sein. Die Hauptkomponenten sind jedoch wie folgt:
- Aufgaben, die Sie erfüllen müssen
- Aufgabendauer
- Aufgabendatum (Start- und Fälligkeitsdatum)
- Abhängigkeit zwischen Aufgabe
Wofür wird die Projektmanagement-Zeitleiste verwendet?
Verbesserung der Kommunikation
Es verbessert die Kommunikation, sodass jedes Teammitglied auf derselben Seite ist. Darüber hinaus kommuniziert eine Zeitleiste wichtige Aufgaben und Meilensteine effizient, sodass jeder weiß, wer was tut.
Verfolgen des Projektfortschritts
Es zeigt die wesentlichen Meilensteine eines Projekts in chronologischer Reihenfolge. Diese Mitglieder können ihre Arbeitsleistung sehen und wissen, welche Aufgaben als nächstes und bis zu welchem Datum erledigt werden müssen.
● Visualisieren von Ereignissen
Es ermöglicht den Mitgliedern, Termine, wichtige Projektaktionen und andere wichtige Ereignisse von Anfang bis Ende zu visualisieren.
● Zeit verwalten
Sie erhalten einen Überblick über das Projekt. Daher vermeiden Sie es, gedankenlos an Aufgaben zu arbeiten.
Projektzeitleiste vs. Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm ähnelt der Projektzeitleiste. Aber das, was das Gantt-Diagramm von der Projektzeitleiste trennt, ist sein Zweck.Zwecke des Gantt-Diagramms
- Aufgabenbeziehungen anzeigen
- Visualisieren Sie den Projektfortschritt und aktuelle Aufgaben
Ein Gantt-Diagramm ist ein Tool, das einen detaillierten und genaueren Blick auf die einzelnen Projektaufgaben bietet. Wenn ein Gantt-Diagramm keine Aufgabenbeziehungen anzeigt, ist es kein Gantt-Diagramm.
Im Gegensatz dazu zeigt eine Projektmanagement-Zeitleiste den allgemeinen und allgemeinen Fortschritt des Projekts. Es kann je nach Bedarf dicht oder spärlich sein.
Darüber hinaus kann eine Projektzeitleiste Aufgabenabhängigkeiten überspringen, während dies für ein Gantt-Diagramm erforderlich ist. Eine Projektzeitleiste sieht möglicherweise wie ein Gantt-Diagramm aus, ein Gantt-Diagramm jedoch möglicherweise nicht wie eine Projektverwaltungszeitleiste.
Wie erstelle ich eine Projektzeitleiste?
Der Erstellungsprozess einer Projektzeitleiste bleibt gleich, unabhängig davon, wie wenig oder mehr Details Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie zum ersten Mal eine Projektzeitleiste erstellen oder diesbezüglich professionell sind, befolgen Sie diese Schritte, um eine perfekte Zeitleiste für das Projektmanagement zu erstellen.
Sehen wir uns den Prozess unten im Detail an.
1. Notieren Sie sich Ihre Projektumfangsangabe
Um Ihre Projektzeitleiste zu erstellen, ist es wichtig, den Umfang Ihres Projekts zu bestimmen. Es fasst die Ergebnisse zusammen, die Sie am Ende des Projekts produzieren möchten. Zum Beispiel kann eine Scope-Aussage lauten: Wir werden Schuhe der Größe acht in Schwarz, Rot, Grün und Gelb herstellen.
Die beiden wichtigsten Elemente des Projektumfangsmanagements sind:
- ● Interne und externe Ziele
Jedes Projekt hat ein erklärtes Ziel, das für den Sponsor des Projekts von Bedeutung ist. Ein Projekt kann mehrere oder ein einzelnes Ziel haben, und dies wird als externe Ziele bezeichnet.
Interne Stakeholder möchten mit dem Projekt etwas erreichen, beispielsweise den Gewinn für die Agentur. Dies nennt man interne Ziele. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Ziele hinzufügen, während Sie unsere Projektskizze erstellen.
- ● Präferenzen der Stakeholder
In jedem Projekt möchte ein Stakeholder seine individuellen Ziele erreichen, und diese können mit den Zielen eines Projekts zusammenhängen.
Manchmal können Sie diese Anforderungen jedoch in Projektziele umsetzen. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch lediglich um „Präferenzen“, z. B. das Ausfüllen eines Ergebnisses vor dem Zeitplan oder das Vornehmen von Änderungen, weil dies von einem wichtigen Stakeholder angegeben wurde. Es ist besser, diese Einstellungen zu verstehen, bevor Sie ein Projekt starten.
2. Erstellen Sie einen PSP (Projektstrukturplan)
Ein PSP erklärt alles, was ein Projekt benötigt, um ein Ziel zu erreichen. Es ist in verschiedene Ebenen unterteilt und wird dann grafisch dargestellt.
Um einen PSP oder eine Scope-Baseline zu erstellen, müssen Sie mit Ihrer Scope-Anweisung beginnen. Teilen Sie Ihr Ergebnis in kleinere Teile, und jedes Unterergebnis wird als Arbeitspaket bezeichnet.
3. Teilen Sie Ihr Arbeitspaket in verschiedene Aufgaben auf
Um diesen Schritt zu erreichen, müssen Sie für jedes Ihrer Arbeitspakete eine Aufgabenliste erstellen. Überlegen Sie, was Sie tun müssen, um Ihr gewünschtes Ziel zu erreichen.
Um beispielsweise einen Schuh herzustellen, müssen Sie:
- Schneiden Sie ein Leder
- Schneiden Sie die Ösen für die Schnürsenkel
- Stocksohle
- Nähen Sie die Lederteile
4. Projektabhängigkeiten herausfinden
Abhängigkeiten sind Aufgaben, mit denen Sie erst beginnen können, wenn Sie die andere Aufgabe abgeschlossen haben. Um beispielsweise das Leder für Ihre Schuhe zu nähen, müssen Sie es zuerst schneiden. Darüber hinaus hilft das Erstellen eines Diagramms dabei, alle Abhängigkeiten zu identifizieren und zu visualisieren.
5. Schätzen Sie die Zeit, die Sie für jede Aufgabe benötigen
Gehen Sie zurück zu Ihrer Abhängigkeitsliste und schätzen Sie die Zeit, die Sie zum Ausfüllen der einzelnen Abschnitte benötigen, genau ein. Sie können eine Methode für kritische Pfade verwenden, um die Gesamtzeit zu bestimmen, die für jedes Ergebnis erforderlich ist.
6. Bestimmen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen
In diesem Schritt müssen Sie ermitteln, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter oder Teammitglieder für eine zugewiesene Aufgabe aufwenden können. Die Fertigstellung kann einen Tag dauern. Es ist jedoch wichtig, die festgelegte Zeit auf einige Tage oder Wochen zu verlängern.
7. Meilensteine bestimmen
Meilensteine sind Markierungen, die den Projektfortschritt anzeigen. Es hilft, den Fortschritt von Anfang bis Ende zu verfolgen. Wenn Sie ins Hintertreffen geraten, können Sie daher Ihre Erwartungen oder Pläne anpassen, um Ihr Ziel zu erreichen.
8. Erstellen Sie Ihre Projektzeitleiste
Sobald Sie mit den obigen Schritten fertig sind, macht dieser Teil Spaß. Erstellen Sie Ihre Projektmanagement-Zeitleiste, indem Sie Ihre Aufgaben mit einer festgelegten Zeit ausrichten und dann Meilensteine hinzufügen.
Sie haben erfolgreich eine Projektzeitleiste erstellt!
Projektzeitleisten-Software
Im Folgenden finden Sie einige Softwaretools, mit denen Sie Ihre Projektzeitpläne erstellen können.
● ProjectManager.com
Es ist ein Tool, mit dem Sie sofort farbenfrohe und dynamische Projektzeitleisten erstellen können. Innerhalb von Sekunden werden alle Ihre Aufgaben erfasst. Darüber hinaus hilft es Teammitgliedern, online zusammenzuarbeiten, zu verfolgen und zu planen.
"Diese Software ist unkompliziert zu bedienen und sehr benutzerfreundlich. Sie ermöglicht es Ihnen, die interne Kommunikation innerhalb des Teams aufrechtzuerhalten und das Herunterladen von Dokumenten zu ermöglichen."
● Arbeitszone
Es ist ein leistungsstarkes und robustes Tool, das sehr einfach zu bedienen ist. Es ist ein Cloud-basiertes Tool, mit dem Projektmanager die Teammitglieder und ihren Fortschritt verfolgen können.
"Es ist ein großartiges Projektmanagement-Tool, das alle unsere Ergebnisse im Auge behält. Wir haben über 500 Projekte durchgeführt. Dieses Tool zeigt unsere Management-, Fortschritts- und Personalprobleme."
● EdrawMax Online
Es handelt sich um eine vertrauenswürdige Online-Diagrammsoftware, mit der Sie professionelle Zeitpläne erstellen und Ihre Projektmeilensteine veranschaulichen können.
"Die Edraw Max-Erfahrung ist eine der besten. Diese Software für Profis im Projektmanagement ist benutzerfreundlich. Ich liebe sie!"
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